February 20, 2020

Ne laissez pas le design sprint se transformer réunionite aiguë.

Posted by Romain Dehaudt, Head of Revenue & Operations

Le design sprint est une méthode redoutable pour solutionner rapidement et efficacement un problème business. Éprouvée dans les rangs de Google, elle est à présent plébiscitée par beaucoup d’entreprises de nombreux secteurs. Surtout, dans le cadre de projets de commerce unifié, tant ses codes et son rythme permettent d’aligner les équipes client et d’accélérer le business en quelques jours seulement. Que vous ayez déjà participé à ces journées, ou que vous prévoyez d’en organiser, voici les 8 facteurs de clés de succès d’un design sprint.

1. La préparation est aussi importante que le déroulement.

L’idée n’est pas d’anticiper la résolution des problèmes business, mais de s’assurer que le design sprint va se dérouler dans les meilleures conditions. Rien ne doit venir perturber la progression du groupe.

Qui dit préparation, dit aussi logistique ! Il faut donc réserver les salles dont on aura besoin, préparer l’ensemble du matériel nécessaire pour les différents exercices, détailler un agenda avec le déroulement de chaque journée. Il est même bon de savoir où et comment les repas se dérouleront. Le choix des salles est aussi important que l’organisation. Il faut avoir de l’espace, pouvoir respirer, coller des post-it, agencer la salle pour placer les sous-groupes, etc.

Tout cela permet d’être prêt le jour 1 du sprint, mais aussi de pouvoir improviser si nécessaire. Dès lors que le programme est cadré, on a la possibilité de s’éloigner de ce qui est prévu, car le sujet est suffisamment maîtrisé pour s’en détacher.

Idem du côté des participants côté client, il est crucial de faire la pédagogie de cette séquence de co-design. Il faut expliquer la démarche, pourquoi ce design sprint est un moment clé pour que le succès de la mission, etc. 

2. Bien constituer les groupes

Après la logistique, la préparation des groupes est le second facteur de réussite d’un design sprint. Pour créer une dynamique positive et tourner toute l’organisation dans une approche d’idéation libre, il est important de séparer les profils qui se ressemblent dans des sous-groupes et également de mélanger les différents niveaux hiérarchiques. Un design sprint doit aussi et surtout être une opportunité de casser les silos de l’entreprise et faire parler ensemble des personnes qui ne se croisent pas forcément tous les jours. 

La diversité des profils est également clé. Chez Emakina, nous encourageons à mêler les équipes opérationnelles avec les fonctions support, les profils du terrain avec les profils du siège. Plus les profils sont  variés, plus les idées seront nourries de différentes réalités, plus elles seront aptes à résoudre des problématiques globales et transverses à l’entreprise.

Attention cependant, diversité ne signifie pas surpopulation. Si la pluralité est une force, la surreprésentation est elle, un véritable frein à l’innovation. Si vous êtes en charge de l’organisation, soyez donc vigilants à rester dans un nombre de participants qui vous permettra de faire participer tout le monde et de rester productif. 

3. Un design sprint n’est pas une réunion

Des règles claires doivent être énoncées dès le début du sprint, si ce n’est même avant. Ainsi, les retards sont à proscrire (ils devraient l’être en toute situation d’ailleurs), chacun à pris les mesures pour ajuster son agenda et pouvoir participer du début à la fin (rien de pire que quelqu’un qui ne peut participer que la première heure, l’heure du milieu, où l’heure de fin), et toute forme de perturbation intellectuelle est bannie : smartphones et ordinateurs n’ont donc pas leur place pendant ces ateliers.

Aussi, les personnes ne doivent pas se censurer, ou craindre de proposer une solution inhabituelle. C’est justement le but visé ! Enfin, on ne vient pas “assister”  à un design sprint, mais participer. Cela implique d’être prêt à partager, à interagir, à construire de nouvelles hypothèses et à accepter le changement.

4. Le design sprint n’est pas omnipotent

Souvent, un design print se termine par un prototype. Mais ce n’est pas une  vérité absolue et tout dépend du problème initial à résoudre. Tous les participants doivent se prêter au jeu : on peut avoir l’impression de donner des idées vagues, floues, ou surprenantes, mais elles servent toujours l’exercice. C’est dans un second temps que l’on doit être concret et précis. Il est important de montrer que l’on va plus loin que lors d’une réunion classique, même si les idées n’aboutissent pas. 

Aussi, il ne faut pas vouloir tout faire en une semaine. Trop en faire va conduire à une dispersion. Le design sprint est fait pour se concentrer sur la résolution d’un seul problème, ou d’une seule problématique même si l’on serait d’avis de faire un maximum de choses ou que l’on serait vite tenté de transgresser d’un sujet à un  autre.

Le design sprint n’a pas non plus réponse à tout. ll doit y avoir un problème à résoudre et donc un objectif à atteindre. Si plusieurs problèmes sont identifiés, alors il faut organiser plusieurs design sprints. Il est plus judicieux de traiter une question de A to Z avant d’en traiter une seconde. Un problème, un sprint.

5. Il faut du rythme 

Par  essence, un design sprint permet de diverger et d’ouvrir le champs des possibles. Pour autant, il y aura toujours une personne en charge de porter la décision et les responsabilités liées. Il doit y avoir des conclusions et des avancées à chaque fin de journée, et en fin de semaine un plan doit être mis sur papier.

Comme dans tout projet, il y a des temps forts et des temps faibles. Maîtriser le rythme d’un sprint, c’est aussi savoir accepter et gérer les moments où la salle a besoin de se reposer, se ressourcer pour mieux redémarrer. Ce sont aussi des moments qui ont leur importance. Dans la préparation de la journée, il faut prévoir des pauses toutes les 90 minutes maximum. On accorde alors 15 minutes en journée, et au moins une heure le midi. 

Dans ce contexte, le rôle du sprint master est crucial car il est le chef d’orchestre de la journée et doit savoir donner le tempo pour challenger les participants au bon moment.

6. Maîtriser le temps de cerveau disponible

Le digital ne nous aide pas toujours : vibration de l’Apple Watch, notification WhatsApp sur le téléphone, nouveau mail qui s’affiche sur l’ordinateur, etc. Ce sont autant de pauses intempestives qui nuisent au bon déroulement du sprint. Sur une piste d’athlétisme, voyez-vous souvent un sprinteur du 100 mètres courir avec son portable et lire un message pendant sa course ? Son téléphone est dans le vestiaire, ou à minima, l’attend derrière la ligne d’arrivée. Il en est de même lors d’un design sprint. Pour faire de cette course contre la montre un succès, mieux vaut laisser les distractions au vestiaire et avancer sans perdre de vue l’objectif final.

De la même manière, les discussions annexes doivent être réduites au maximum. Chaque parole ayant de la valeur, les paralléliser ne permet pas de pouvoir toutes les suivre et donc de rebondir dessus. 

7. Le design sprint en théorie, et surtout en pratique

Au-delà des quelques points théoriques cités précédemment, un design sprint est avant tout un objet vivant. Comprenez par là qu’il demande d’être incarné par un animateur (sprint master), d’être rendu interactif par des participants dynamiques, de s’adapter à chaque problématique client et d’évoluer dans le temps. 

Il s’agit donc, avec l’expérience, de se constituer une “boîte à outils” remplie d’exercices d’animation différents que vous pourrez par la suite convoquer au besoin selon le problème à résoudre. C’est ce qui fait toute la richesse du design sprint : chaque client est différent, chaque sprint l’est aussi.

Sans oublier de faire évoluer les exercices eux-mêmes, voire même d’en créer d’autres ! Chez Emakina, nos équipes de sprint masters adoptent une approche d’amélioration continue et testent en permanence de nouveaux exercices.

8. Sans chef d’orchestre, le concert tourne à la cacophonie.

Nous parlons bien sûr ici du sprint master et de son rôle clé dans le bon déroulement de la séquence. À noter  d’abord que le sprint master n’est pas nécessairement un expert dédié à l’animation de sprint. Dit autrement, sprint master n’est pas un job à part entière. C’est avant tout quelqu’un qui présente des qualités naturelles pour l’animation doté d’une excellente capacité à enthousiasmer un collectif, à challenger des idées, à distribuer la parole, à gérer les temps forts et les temps faibles. 

Aussi, nous défendons l’idée que c’est un rôle qui n’appartient pas nécessairement à une expertise en particulier (planneur stratégique, design strategist, designer UX, consultant, etc) et qui doit justement permettre d’avoir une approche et une  “patte” différente selon le sprint master.

Mais n’est pas sprint master qui veut puisque cela implique un travail de préparation rigoureux pour connaître les participants, creuser les objectifs et convoquer les bonnes méthodes à utiliser.

Chez Emakina, cela fait maintenant plusieurs années que chaque projet client démarre par un design sprint. Au-delà de sa capacité à résoudre un problème ou cadrer un projet, il s’agit dans 100% des cas d’un moment de partage où toutes les partie-prenantes du projets se retrouvent assises autour de la même table pour ouvrir le champ des possibles. L’essayer, c’est l’adopter et nous vous mettons au défi de ne pas y trouver de la valeur.

Alors, on court ensemble ?

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